Privacy & Data Protection Notice

Effective 7 October 2026

English

1. Who is responsible for your data

True Charm S.R.L., Str. Vlad Dracul 11, Sector 3, Bucharest, Romania 031193, is the controller of personal data collected through true-charm.com and associated True Charm reader, media and launch activities unless another party is expressly identified as the controller.

Privacy contact: veronica@true-charm.com.

True Charm is established in Romania and processes personal data primarily under Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), Romanian Law no. 190/2018 and, for electronic communications and cookies, Romanian Law no. 506/2004. UK GDPR and PECR may also apply to activities directed to people in the United Kingdom. Other laws may apply according to the visitor’s jurisdiction.

2. Personal data we may collect

Depending on how you use the site, we may collect:

your email address and any name or contact details you choose to provide;
newsletter and launch-list preferences, consent records and unsubscribe status;
ARC, reader, reviewer, press, media, industry or rights enquiry information;
messages sent through contact forms or by email;
account or restricted-access information where access-controlled areas are used;
technical information such as IP address, browser or device information, page URL, date and time of submission, security logs and similar diagnostic data;
cookie and consent preferences; and
other information you deliberately provide to us.

We do not ask visitors to provide special-category personal data through ordinary website forms and ask that such information not be submitted unless genuinely necessary.

3. Why we process personal data and our lawful bases

We use personal data only for stated and legitimate purposes. Depending on the activity, the lawful basis may be:

Consent, for example for promotional email newsletters and non-essential cookies;
Steps taken at your request or performance of a contract, for example where you request access, delivery, support or commercial information;
Legitimate interests, for example responding to ordinary enquiries, operating and securing the website, preventing abuse, maintaining business records and administering genuine press, reviewer or industry relationships, where those interests are not overridden by your rights; or
Legal obligation, where records must be retained or disclosed under applicable law.

4. Newsletter, launch and direct-marketing communications

We send promotional or launch-related email to individual subscribers on the basis of valid consent unless a lawful existing-customer exception clearly applies. Consent is separate from acceptance of the Terms of Use, is not pre-ticked and may be withdrawn at any time.

When you join a True Charm mailing list, we may retain the email address, the consent wording presented to you, the date and time of the submission, the page from which the submission was made and limited technical metadata used to demonstrate consent and protect the form from abuse. Every promotional mailing will provide a practical way to unsubscribe.

Withdrawing consent does not affect processing that was lawful before withdrawal. We may retain a minimal suppression record after an unsubscribe so that we do not inadvertently contact you again.

5. ARC readers, reviewers, press, media and industry contacts

If you apply for an ARC programme, request a review copy, contact us as a journalist, reviewer or industry professional, or seek rights information, we use the information you provide to assess and administer that request, communicate with you and maintain an appropriate record of the relationship.

ARC and reviewer programmes are intended for adults aged 18 or over. Where professional contact information has been obtained from a public professional source rather than directly from you, we will use it only where lawful and will provide the information required by applicable transparency rules.

6. Website operation, cookies and analytics

The site uses strictly necessary technologies required for security, content delivery, session management, accessibility and core WordPress/Elementor functions. Non-essential statistics, preference or marketing technologies are subject to the consent rules applicable in the visitor’s region.

Cookie choices are managed through the site’s consent-management controls. Details of categories and currently detected cookies appear in our Cookie Notice & Settings.

Google Site Kit is installed for site administration and Google-service integration. Analytics or other non-essential measurement should not be treated as authorised merely because Site Kit is installed; where such measurement is enabled, it is subject to the applicable consent settings and this notice will be kept under review.

7. Who may receive personal data

We may use service providers acting for us where necessary to operate the website and reader programmes. These may include website hosting and security providers, WordPress and Elementor infrastructure, email-delivery or mailing-list providers, BookFunnel where protected reader or audiobook delivery is used, analytics or measurement providers where lawfully enabled, and professional advisers or public authorities where required by law.

We do not sell personal data. We do not currently use personal data collected through this site for cross-context behavioural advertising.

Third-party destinations such as Amazon, BookFunnel or external media platforms may act as independent controllers when you choose to visit or use them. Their own privacy notices then apply.

8. International transfers

Some service providers may process personal data outside Romania or the European Economic Area. Where GDPR requires transfer safeguards, we rely on an applicable adequacy decision or appropriate safeguards such as Standard Contractual Clauses. Where UK GDPR applies, the corresponding UK transfer mechanism is used where required.

9. How long we keep personal data

We retain data only for as long as reasonably necessary for the purpose for which it was collected, taking account of legal, accounting, security and evidential requirements.

Newsletter data is normally kept while you remain subscribed, with a minimal suppression record retained where necessary after unsubscribe.
Contact, media, reviewer, ARC and industry correspondence is kept for the duration of the relationship and then reviewed periodically, with longer retention only where needed for contractual, legal or record-keeping reasons.
Technical and security logs are retained for a proportionate period appropriate to security, troubleshooting and abuse prevention.
Cookie-consent records are retained for the period reasonably needed to demonstrate and honour your choices.

10. Your rights under EU data-protection law

Subject to the conditions in applicable law, you may have rights to access your personal data, correct inaccurate data, request deletion, restrict processing, receive portable data, object to processing based on legitimate interests, and withdraw consent at any time where consent is the basis of processing. You also have the right to complain to a supervisory authority.

For Romania, the supervisory authority is the Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): dataprotection.ro.

To exercise a right, contact veronica@true-charm.com. We may need enough information to verify identity before acting on a request.

11. United Kingdom

Where UK GDPR applies, UK users have substantially corresponding rights and may also complain to the Information Commissioner’s Office (ICO): ico.org.uk.

Electronic marketing directed to UK individual subscribers is handled in accordance with the applicable UK GDPR and PECR requirements, including specific affirmative consent where required and a straightforward means of withdrawing consent.

12. United States and other jurisdictions

Visitors in the United States or elsewhere may have additional rights under applicable national or state privacy laws. True Charm S.R.L. does not sell personal information. If a law applicable to you provides a privacy right not expressly listed above, you may contact us using the same privacy address and we will assess the request under the applicable law.

13. Children

This is a general-audience literary website, not a service directed to children. We do not knowingly seek personal data from children under 13 in the United States or from children below an applicable age of digital consent elsewhere. ARC, reviewer and comparable advance-access programmes are intended for adults aged 18 or over.

14. Security

We use reasonable technical and organisational measures appropriate to the nature of the data and the risks involved, including access controls, maintained website software, security monitoring and restricted administrative access. No internet service can guarantee absolute security.

15. Automated decision-making

We do not currently use personal data collected through this website for solely automated decision-making that produces legal effects or similarly significant effects on individuals.

16. Changes to this notice

We may update this notice when services, processors, legal requirements or True Charm reader programmes change. The current effective date will be shown at the top of the page.

Română

1. Cine răspunde de datele dumneavoastră

True Charm S.R.L., Str. Vlad Dracul 11, Sector 3, București, România 031193, este operatorul datelor cu caracter personal colectate prin true-charm.com și prin activitățile asociate True Charm destinate cititorilor, presei și lansărilor, cu excepția cazului în care este indicat în mod expres un alt operator.

Contact pentru protecția datelor: veronica@true-charm.com.

True Charm este stabilită în România și prelucrează date cu caracter personal în principal în temeiul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), al Legii nr. 190/2018 și, pentru comunicații electronice și cookie-uri, al Legii nr. 506/2004. Pentru activitățile adresate persoanelor din Regatul Unit pot deveni aplicabile și UK GDPR și PECR. În funcție de jurisdicția vizitatorului, pot fi aplicabile și alte norme.

2. Ce date cu caracter personal putem colecta

În funcție de modul în care utilizați site-ul, putem colecta:

adresa de e-mail și orice nume sau date de contact pe care alegeți să ni le furnizați;
preferințele privind newsletterul și comunicările de lansare, evidența consimțământului și starea dezabonării;
informații aferente cererilor ARC, cititorilor, recenzenților, presei, industriei sau drepturilor;
mesajele transmise prin formulare de contact sau prin e-mail;
informații privind contul sau accesul restricționat, atunci când sunt utilizate zone cu acces controlat;
informații tehnice precum adresa IP, informații despre browser sau dispozitiv, URL-ul paginii, data și ora transmiterii, jurnale de securitate și date similare de diagnostic;
preferințele privind cookie-urile și consimțământul; și
alte informații pe care ni le furnizați în mod deliberat.

Nu solicităm vizitatorilor să furnizeze prin formularele obișnuite ale site-ului categorii speciale de date cu caracter personal și vă rugăm să nu transmiteți astfel de informații decât dacă este cu adevărat necesar.

3. De ce prelucrăm datele și care este temeiul juridic

Prelucrăm datele numai în scopuri declarate și legitime. În funcție de activitate, temeiul juridic poate fi:

Consimțământul, de exemplu pentru newslettere promoționale și cookie-uri neesențiale;
Demersuri efectuate la cererea dumneavoastră sau executarea unui contract, de exemplu atunci când solicitați acces, livrare, asistență sau informații comerciale;
Interesul legitim, de exemplu pentru a răspunde solicitărilor obișnuite, a opera și securiza site-ul, a preveni abuzurile, a păstra evidențe comerciale și a administra relații reale cu presa, recenzenții sau industria, atunci când aceste interese nu prevalează asupra drepturilor dumneavoastră; sau
Obligația legală, atunci când anumite evidențe trebuie păstrate ori divulgate potrivit legii.

4. Newsletter, lansări și comunicări de marketing direct

Trimitem e-mailuri promoționale sau legate de lansări abonaților persoane fizice pe baza unui consimțământ valabil, cu excepția situației în care se aplică în mod clar o excepție legală pentru clienți existenți. Consimțământul este separat de acceptarea Termenilor de utilizare, nu este bifat în prealabil și poate fi retras în orice moment.

Atunci când vă înscrieți pe o listă True Charm, putem păstra adresa de e-mail, textul consimțământului prezentat, data și ora transmiterii, pagina de pe care a fost trimis formularul și un volum limitat de metadate tehnice folosite pentru a demonstra consimțământul și a proteja formularul împotriva abuzurilor. Fiecare comunicare promoțională va oferi o modalitate practică de dezabonare.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere. Putem păstra după dezabonare o evidență minimă de suprimare pentru a evita contactarea dumneavoastră din nou din eroare.

5. Cititori ARC, recenzenți, presă, media și contacte profesionale

Dacă solicitați participarea la un program ARC, cereți un exemplar pentru recenzie, ne contactați ca jurnalist, recenzent sau profesionist din industrie ori solicitați informații privind drepturile, folosim informațiile furnizate pentru a evalua și administra cererea, pentru a comunica cu dumneavoastră și pentru a păstra o evidență adecvată a relației.

Programele ARC și de recenzie sunt destinate persoanelor cu vârsta de cel puțin 18 ani. Atunci când date profesionale de contact au fost obținute dintr-o sursă profesională publică, și nu direct de la dumneavoastră, le vom utiliza numai în măsura permisă de lege și vom furniza informațiile de transparență cerute de normele aplicabile.

6. Funcționarea site-ului, cookie-uri și analiză

Site-ul utilizează tehnologii strict necesare pentru securitate, furnizarea conținutului, administrarea sesiunilor, accesibilitate și funcțiile de bază WordPress/Elementor. Tehnologiile neesențiale pentru statistici, preferințe sau marketing sunt supuse regulilor de consimțământ aplicabile în regiunea vizitatorului.

Alegerile privind cookie-urile sunt administrate prin mecanismele de consimțământ ale site-ului. Detalii privind categoriile și cookie-urile detectate în prezent sunt disponibile în Informarea privind cookie-urile și setările.

Google Site Kit este instalat pentru administrarea site-ului și integrarea cu servicii Google. Simplul fapt că Site Kit este instalat nu reprezintă o autorizare a analizelor sau a altor măsurători neesențiale; atunci când astfel de măsurători sunt activate, ele sunt supuse setărilor de consimțământ aplicabile, iar prezenta informare va fi revizuită corespunzător.

7. Cui îi pot fi comunicate datele

Putem utiliza furnizori de servicii care acționează pentru noi atunci când este necesar pentru funcționarea site-ului și a programelor pentru cititori. Aceștia pot include furnizori de găzduire și securitate, infrastructură WordPress și Elementor, furnizori de e-mail sau liste de distribuție, BookFunnel atunci când este folosit pentru livrarea protejată a materialelor pentru cititori sau a audiobookurilor, furnizori de analiză sau măsurare atunci când sunt activați în mod legal, precum și consilieri profesioniști sau autorități publice atunci când legea o impune.

Nu vindem date cu caracter personal. În prezent nu utilizăm datele cu caracter personal colectate prin acest site pentru publicitate comportamentală între contexte.

Destinații terțe precum Amazon, BookFunnel sau platforme media externe pot acționa ca operatori independenți atunci când alegeți să le vizitați sau să le utilizați. În aceste situații se aplică propriile lor informări de confidențialitate.

8. Transferuri internaționale

Unii furnizori de servicii pot prelucra date în afara României sau a Spațiului Economic European. Atunci când GDPR impune garanții pentru transfer, ne bazăm pe o decizie de adecvare aplicabilă sau pe garanții adecvate, cum ar fi Clauzele Contractuale Standard. Atunci când se aplică UK GDPR, utilizăm mecanismul britanic corespunzător dacă este necesar.

9. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar în mod rezonabil pentru scopul pentru care au fost colectate, ținând seama de obligațiile legale, contabile, de securitate și de probă.

Datele de newsletter sunt păstrate, de regulă, cât timp rămâneți abonat, iar după dezabonare poate fi păstrată o evidență minimă de suprimare atunci când este necesar.
Corespondența de contact, presă, recenzie, ARC și industrie este păstrată pe durata relației și apoi revizuită periodic, cu păstrare mai îndelungată numai dacă este necesară pentru motive contractuale, juridice sau de evidență.
Jurnalele tehnice și de securitate sunt păstrate pentru o perioadă proporțională cu necesitățile de securitate, depanare și prevenire a abuzurilor.
Evidențele privind consimțământul pentru cookie-uri sunt păstrate atât timp cât este necesar în mod rezonabil pentru a demonstra și respecta opțiunile dumneavoastră.

10. Drepturile dumneavoastră potrivit legislației UE privind protecția datelor

Sub rezerva condițiilor prevăzute de lege, puteți avea dreptul de acces la date, rectificarea datelor inexacte, ștergerea datelor, restricționarea prelucrării, portabilitatea datelor, opoziția față de prelucrarea bazată pe interes legitim și retragerea consimțământului în orice moment atunci când consimțământul reprezintă temeiul prelucrării. Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere.

În România, autoritatea de supraveghere este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): dataprotection.ro.

Pentru exercitarea unui drept, contactați veronica@true-charm.com. Este posibil să avem nevoie de informații suficiente pentru a vă verifica identitatea înainte de a soluționa cererea.

11. Regatul Unit

Atunci când UK GDPR este aplicabil, utilizatorii din Regatul Unit beneficiază de drepturi în mare parte corespunzătoare și pot depune o plângere și la Information Commissioner’s Office (ICO): ico.org.uk.

Marketingul prin e-mail adresat abonaților persoane fizice din Regatul Unit este administrat în conformitate cu cerințele aplicabile UK GDPR și PECR, inclusiv prin consimțământ afirmativ specific atunci când este necesar și printr-un mecanism simplu de retragere a consimțământului.

12. Statele Unite și alte jurisdicții

Vizitatorii din Statele Unite sau din alte jurisdicții pot beneficia de drepturi suplimentare potrivit legislației naționale sau statale aplicabile. True Charm S.R.L. nu vinde informații cu caracter personal. Dacă o lege care vi se aplică acordă un drept de confidențialitate care nu este enumerat în mod expres mai sus, ne puteți contacta la aceeași adresă, iar cererea va fi analizată potrivit legii aplicabile.

13. Copii

Acesta este un site literar destinat publicului general, nu un serviciu adresat copiilor. Nu urmărim în mod conștient colectarea de date de la copii sub 13 ani în Statele Unite sau de la copii sub vârsta aplicabilă a consimțământului digital în alte jurisdicții. Programele ARC, de recenzie și alte programe similare de acces în avans sunt destinate persoanelor cu vârsta de cel puțin 18 ani.

14. Securitate

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile, adecvate naturii datelor și riscurilor implicate, inclusiv controale de acces, software web întreținut, monitorizare de securitate și acces administrativ restricționat. Niciun serviciu de internet nu poate garanta securitate absolută.

15. Proces decizional automatizat

În prezent nu folosim datele colectate prin acest site pentru decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra persoanelor.

16. Modificarea informării

Putem actualiza această informare atunci când se modifică serviciile, furnizorii, cerințele legale sau programele True Charm pentru cititori. Data intrării în vigoare a versiunii curente este afișată în partea de sus a paginii.